El presente documento describe la política acerca del uso y tratamiento de la información personal, privacidad y confidencialidad de la información contenida en las bases de datos de la plataforma www.smartfutures.com.co operada por organización TRENSAS SAS y SYNERGY DEL CARIBE SAS.
Por la naturaleza propia de las actividades de TRENSAS SAS como empresa de consultoría en comunicaciones y desarrollo organizacional, en desarrollo de capacitaciones y espacios de educación no formal y en eventos corporativos, y por otra, SYNERGY DEL CARIBE SAS como empresa que tiene como objeto principal el desarrollo y explotación comercial de todo tipo de actividades educativas relacionadas con entrenamientos, talleres, conferencias y seminarios de crecimiento personal, liderazgo transformacional, coaching cuántico, tanto a nivel individual,empresarial y comunitario; en adelante LOS PROMOTORES, podrán recolectar, usar y tratar datos personales de los miembros usuarios, clientes y/o participantes de sus actividades, entrenadores en formación, entrenadores certificados, conferencistas, mentores, colaboradores de tiempo completo, asistentes graduados o voluntarios y todos los egresados, en adelante, USUARIOS. Además de la información pertinente de los USUARIOS, podrán hacer parte de la base de datos la información personal de invitados a seminarios virtuales y/o presenciales, conferencias, proveedores nacionales e internacionales, visitantes permanentes o flotantes de LOS PROMOTORES en igualdad de términos consagrados en este documento de Política de Datos. Para efectos prácticos de este documento, también se entienden como USUARIOS.
El uso, recolección, tratamiento y finalidad del mismo de datos personales en las bases de datos de LOS PROMOTORES se sujetarán a las siguientes políticas. 1) LOS PROMOTORES, como organizaciones responsables y encargadas de la recolección, uso y tratamiento de los datos, son las únicas que tienen la facultad para autorizar a terceros para el uso o disposición de la misma. 2) Las bases de datos, físicas, electrónicas o contenidas en los dispositivos móviles, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor, y como tal, LOS PROMOTORES son las organizaciones titulares de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data.
La finalidad para recolectar, usar y tratar datos personales a que se refiere esta política es la gestión, administración y ofrecimiento de servicios diferenciales de alto valor agregado de LOS PROMOTORES, llevar estadísticas para realizar análisis cualitativos y cuantitativos que permitan optimizar la gestión y mejora de las actividades, entre otros. Asimismo, podrá utilizarse la información a USUARIOS que permitan contribuir al bienestar técnico, administrativo, financiero o de formación relacionados con su objeto.
LOS PROMOTORES podrán compartir información personal contenida en sus bases de datos, relacionada con su objeto social, a sus pares de Trensas SAS, Grupo Empresarial Synergy Consulting Group y People BPO a nivel nacional e internacional. USUARIOS, al autorizar la recolección de datos de carácter personal a LOS PROMOTORES, mediante la implementación de formularios de recolección de datos, físicos o electrónicos, o su envío a través de cualquier otro medio, declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.
Las bases de datos tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de LOS PROMOTORES, de acuerdo con su naturaleza, su misión de transformación, diseño y construcción de futuro desde lo educativo, así como las actividades propias de la operación administrativa general.
Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada a LOS PROMOTORES esté actualizada, sea exacta y veraz, al tiempo que reconocen su responsabilidad en mantenerla actualizada. En todo caso, USUARIOS son los únicos responsables de cualquier información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a LOS PROMOTORES, a ellos mismos o a terceros por el uso de tal información.
LOS PROMOTORES se sujetan a la ordenanza de la Ley colombiana, así como a los reglamentos y políticas internas, por lo cual tratarán con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.
USUARIOS reconocen que el ingreso de información personal es totalmente voluntario y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por LOS PROMOTORES, puedan recogerse datos personales, los cuales no se ceden a terceros sin su consentimiento formal, salvo que se trate, conforme a la ley, de información solicitada por una organización de carácter público o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden de un juez; datos de naturaleza pública contenidos en internet; en casos de urgencia médica; para fines históricos, estadísticos o científicos que permitan expandir el conocimiento actual; cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos de LOS PROMOTORES haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación.
PARÁGRAFO: Al facilitar datos de carácter personal, USUARIOS acepta plenamente el envío de información promocional o comercial de diversas actividades relacionadas con la naturaleza de LOS PROMOTORES tales como noticias, entrenamientos, eventos, boletines, certificaciones y en general servicios relacionados con LOS PROMOTORES.
USUARIOS podrá acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada a LOS PROMOTORES y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data). Para ello se tendrán en cuenta los siguientes acuerdos pactados en esta Política:
1) El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos, es la Gerencia General o Dirección Ejecutiva de LOS PROMOTORES.
2) El ejercicio de estos derechos podrá efectuarse mediante el siguiente formulario en la dirección electrónica admin@trensas.co o info@smartfutures.com.co , de manera física o presentación personal en el Edificio Antonella, Calle 28 No. 22-176 Ofic 12 D, Cartagena de Indias, Colombia.
3) En caso de que la persona haya compartido un correo electrónico, la respuesta a la solicitud se enviará a dicha dirección.
4) La respuesta a toda solicitud relacionada con acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada a LOS PROMOTORES o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data) se dará en un término no superior a quince (15) días hábiles. Si la persona no está de acuerdo con la información que reposa en las bases de datos de LOS PROMOTORES debe acreditar con las pruebas que tenga en su haber la información que solicita se debe modificar.
5) Alineados con los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias, LOS PROMOTORES se reservan el derecho de modificar en cualquier momento y lugar su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.
Las bases de datos estarán almacenadas en el centro de datos de LOS PROMOTORES o en la modalidad de servicios de computación en la nube que prestan terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad tales como GOOGLE DRIVE, ONEDRIVE, DROPBOX o similares. LOS PROMOTORES han dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. LOS PROMOTORES son responsables de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos tecnológicos de información y comunicación que soportan los procesos administrativos y de formación. Para cumplir con esta misión, la organización cuenta con los mecanismos de software necesarios que limiten el acceso de intrusos o de hurto de las bases de datos o su deterioro. Además, se tienen implementados mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, LOS PROMOTORES han implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada; no obstante, USUARIOS reconocen que la administración de las bases de datos implica un nivel de riesgo, el cual asume y acepta y, por consiguiente, LOS PROMOTORES no ofrecen ninguna garantía ni asumen ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático por ataque de terceros o sustracción intencional física o digital. En el caso de los servicios contratados en la nube, LOS PROMOTORES realizarán sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho servicio proporcione una debida protección de los datos y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de LOS PROMOTORES, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa las fórmulas, procedimientos, técnicas, know – how y demás informaciones en general a que puedan tener acceso.
Esta política rige a partir del 1 de agosto de 2020 y se mantendrá en el tiempo hasta su modificación o según lo descrito en la cláusula novena o décima de este documento.